Mereka yang Mengatur Aktivitas Kepala Daerah (2)

MENJADI seorang protokoler ternyata tidak mudah. Karena harus dapat menentukan kesuksesan setiap aktivitas yang akan dihadiri kepala daerah, wakil kepala daerah serta pejabat lainnya.

Karena itu, seorang protokoler harus mampu mengatur penerimaan tamu-tamu pemerintah, menyiapkan acara, upacara, rapat-rapat serta kegiatan resmi pemerintahan.
Juga harus melakukan kerjasama keprotokolan dengan instansi terkait. Menyusun atau membuat revisi jadwal tentatif, hingga mempersiapkan undangan untuk acara pemerintah daerah.

Termasuk melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan. Terpenting lagi, dapat melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan meski mendadak.
Semua tugas pokok tersebut telah dijalani Romiansyah, yang sejak 1,4 tahun lalu menjabat sebagai Kepala Sub Bagian Protokol Setkot Samarinda.
"Menurut saya, untuk menjadi seorang protokoler pada dasarnya harus jago dalam manajemen waktu, kooperatif, memiliki kemauan yang keras, mau waktunya disita. Yang tak kalah penting, harus pintar dalam menyesuaikan penampilan," tutur pria alumnus Sekolah Tinggi Pemerintahan Dalam Negeri (STPDN) 2004 ini.
Kekurangan sedikit saja, Romiansyah menyebut dapat membuat seorang protokoler mendapat teguran dari kepala daerah. Terutama ketika acara yang dihadiri ternyata tidak pas dengan apa yang diagendakan.

"Tapi itu dulu, ketika pemerintahan lama. Saat itu saya masih baru menjabat sebagai Kasubbag Protokoler. Tapi kini sudah sedikit berpengalaman, jadi tidak lagi ditegur. Semuanya sudah sesuai dengan jadwal dan persiapan yang matang," ucapnya.
Bagi pria kelahiran Samarinda, 23 Juni 1982 silam ini, seorang protokoler tidak hanya pintar dalam manajemen waktu. Tapi juga harus menerima waktunya tersita untuk tugas-tugas mendadak. Meski di luar jam kerja sekali pun.

Meski demikian, hal tersebut tak lagi dikomplain keluarga. Semisal, ketika tengah bersantai bersama keluarga pun. Tiba-tiba harus ditinggalkan lantaran ada tugas pemerintahan yang mengharuskannya mengaturkan persiapan aktivitas Walikota Samarinda, H Syaharie Jaang maupun Wakil Walikota, H Nusyirwan Ismail.
"Misal seperti kebakaran. Menjadi kegiatan rutin di luar jadwal Wawali (Nusyirwan Ismail, Red). Kalau ada kejadian itu, Wawali kadang minta ditemani untuk datang ke lokasi kebakaran. Tapi kadang juga tidak perlu protokoler. Tergantung kondisinya di lapangan," ungkapnya.

Romiansyah pun bercerita kisah lainnya dalam aktivitas yang terjadwal, namun harus berada di luar daerah. Kalau agenda seperti ini, seorang protokoler harus lebih dulu berangkat ke luar daerah. Memastikan agenda yang akan dihadiri, siapa saja yang menghadiri, waktunya, hingga akomodasi.
"Bisa dibilang, protokoler itu perintisnya jalan yang akan dituju pimpinan. Kalau sudah siap, pimpinan bersama ajudan dapat menuju ke lokasi. Intinya tinggal tahu jadi saja. Namun tugas protokoler akan selesai, jika acara sudah selesai," imbuhnya.

Karena banyaknya kegiatan itu, seorang protokoler wajib memerhatikan penampilannya. Makanya jangan heran, kalau penampilan seorang protokoler tidak kalah dengan seorang pejabat tinggi. Bahkan ketika acara itu formal dan harus mengenakan pakaian batik, protokoler pun harus mengenakan batik pula.
"Pastinya, penampilan protokoler harus meyakinkan. Tidak boleh sembarangan. Meski itu acara dadakan, protokoler harus tetap tampil dengan berpakaian rapi dan bersih. Untuk melakukan itu, makanya harus ada persiapan khusus pribadi terutama pakaian, ketika sewaktu-waktu diminta mengurus acara," paparnya. (habis/samarindapos.co.id/08/02/2011)